Godt forberedt

– Det er heldigvis ikke ofte det etableres kriseledelse, derfor er det betryggende å kunne konkludere med at vi har handlet proaktivt og jobbet systematisk fra et tidlig tidspunkt, sier Inger Hegna, kommunedirektør i Aurskog-Høland kommune.

Krisen er ikke over. Vi overvåker fortsatt smitteutviklingen og følger med på informasjon fra overordnede myndigheter. Vi har fortsatt fullt fokus på smittevern, men nå har det vært viktig å vurdere de ulike tiltakene kommunen har igangsatt.

– Det er viktig å finne ut hva som er håndtert bra, og hvilke forbedringer vi kan gjøre for å være godt rustet og mer robuste ved en eventuell utvikling av situasjonen. Derfor er det nå gjennomført en underveisevaluering, forteller Jan Ivar Jenssen, beredskapskoordinator i kommunen.

Evalueringen ble gjort av dem som har deltatt i administrativ beredskapsledelse, kriseledelsen og våre arbeidstakerorganisasjoner.

Viktige tiltak

Vi var tidlig ute med trykking og distribusjon, både internt og eksternt, av overordnede myndigheters smittevernsplakater. Det ble plassert ut dispensere med hånddesinfeksjon på alle kommunens formålsbygg før nedstengning av samfunnet den 12. mars.  

Kommunens kriseledelse iverksatte stenging og restriksjoner for besøk på sykehjem og institusjoner tidligere enn de fleste.

– Det har vært et viktig tiltak som har hatt stor betydning for å minske smitterisikoen for sårbare grupper i vår kommune. Tiltak for å beskytte disse gruppene tidlig, er noe vi kommer til å fortsette med, sier Hegna.

Tilgang på smittevernutstyr har vært og er en utfordring i denne hendelsen. På grunn av begrensningen har det visst seg å være nødvending og ha tett kontroll og sentral styring på dette materiellet, derfor ble det opprettet ett lager.

– Det har bidratt til at kommunen har styrt bruken av nødvendig smittevernutstyr dit behovet til har vært størst. Dette lageret kommer vi til å opprettholde, sier Jenssen.

Effekten av å innføre smittevernturnus er et annet tiltak som har bidratt til å redusere sårbarheten i driften ved smitteutbrudd i sykehjem.

– I tillegg er det satt i verk tiltak for at andre heller ikke skal krysse vaktlagene i særlig grad, som for eksempel renholdere og sykehjemslege. Denne måten å jobbe på har vært vellykket. Den har gitt god lagånd i vaktlaget, og når det har oppstått smitte har smittesporingen vært enkel. Det har også begrenset antall ansatte som må ut i karantene, når smittemistanke eller smitte har oppstått, forklarer Hegna.      

Tidlig ute

I begynnelsen av januar i år varslet Folkehelseinstituttet om et utbrudd av lungebetennelse i Kina som skyldtes et nytt virus. Kunnskapen om viruset var begrenset, og rådene skulle oppdateres etter hvert som de fikk vite mer.

– Vi var tidlig ute. 23. januar registrerte vi viruset som hendelse i vårt beredskapssystem, på bakgrunn av informasjon fra Fylkesmannen. Kommunen var allerede da observant på utbruddet, og hadde iverksatte en «overvåkning» av utviklingen, sier Hegna. 

Kommunedirektøren holdt det første møte som gjaldt utbruddet fire dager senere. De gikk gjennom kommunens planer og hva som måtte oppdateres for å være best mulig forberedt på et eventuelt utbrudd i vår kommune.

– Da jobbet vi med vår smittevernplan, Nasjonal Beredskapsplan Pandemi, våre ROS analyser og planer for aktuelle tiltak, sier Hegna.

Disse ga et godt bilde av hva kommunen ville stå ovenfor av utfordringer ved en pandemi.

– Dette har vært en nyttig startkapital i hendelsehåndteringen. Kommunen iverksatte tidlig gjennomgang og oppdatering av aktuelt planverk som smittevernplan, kontinuitetsplan, varslingslister, forteller Jenssen.

I henhold til beredskapsplanen ble kriseledelsen etablert 27.02.20, og det har etter dette vært gjennomført 21 møter.

Det var nødvending at kriseledelsen hadde direkte kontakt med enhetene, derfor ble det opprettet en administrativ beredskapsgruppe. Den bestod av kommunalsjefer, aktuelle enhetsledere og beredskapskoordinator, og ble skalert i takt med utviklingen og utfordringene i krisen.

– Gruppen var et viktig bindeledd mellom sektorer, enheter og kriseledelsen. Der ble det tatt opp nye utfordringer og problemstillinger i driften, informasjonsutveksling og status oppdateringer ble gitt fra og til kriseledelsen. Vi har fått mange tilbakemeldinger på at dette fungerte godt, sier Jenssen.

Viktig lærdom

Risikovurderinger og situasjonsrapporter fra overordnede myndigheter kommuniserte en forventning om et betydelig omfang av smittede mennesker. Det verst tenkelige scenarioet var og er smitte på institusjoner i kommunen.

Kriseledelsen vurderte det som sannsynlig at dette kunne bli et aktuelt scenario i vår kommune.

Så langt har situasjonen lokalt i Aurskog-Høland kommunen ikke blitt så dramatisk som forventet i ROS analysen og heller ikke som i signalene gitt fra overordnede myndigheter.

– Smittetrykket blant befolkningen har vært og er på et meget lavt nivå. Vi hadde smitte på Hemnes sykehjem, hvor vi mistet to av våre innbyggere. Dette var en krevende situasjon for oss alle. Men vi har lært mye av dette. Lærdom vi kan ta med oss om smitten blusser opp igjen, sier Hegna.

Mengder av informasjon

Kommunen har en spesiell rolle ved at alle tiltak og informasjon er sentralt distribuert fra overordnede myndigheter. Informasjonsmengden som kommunen har fått og bearbeidet til lokale forhold har vært veldig stor.

– Vi valgt en løsning hvor informasjonen utenfra går via beredskapskoordinator som videreformidlet informasjonen i møter for kriseledelsen og den administrative beredskapsgruppen. Dette er en måte å samordne og kvalitetssikre at informasjon når ut i organisasjonen. Tilbakemeldingen på denne løsningen har vært god, men at flere bør sitte på denne kompetansen, sier Hegna.

Vi har jobbet aktivt, og benyttet i alle kanaler for å nå ut med viktig og riktig informasjon til våre innbyggere. Statistikker viser at våre kanaler er godt besøkt, og bekrefter at kommunen er en naturlig aktør å søke relevant og validert informasjon fra. Kommunedirektør og ordfører har også hatt direkte kontakt med lokal media.

– Kommunedirektøren har også underveis i hendelsen sendt ut informasjon til politikere gjennom statusoppdateringer på e-post. Intern kommunikasjon er gitt gjennom linje organisasjonen, via Intranett, nyhetsbrev fra kommunedirektør og i e-poster til ansatte, sier Jenssen.

Dette kommunikasjonsarbeidet er noe vi vil fortsette med. Tilbakemeldingene i evalueringen viser at kommunen har vært gode på ekstern informasjon og kommunikasjon med innbyggere, men at det er rom for forbedring i intern kommunikasjonen.

Forbedringer

Mange av de kommunale tjenestene som skoler, barnehager og kulturtilbudet ble stengt. Flere ansatte ble beordret til å ha hjemmekontor, og det ble opprettet en bemanningspool for å kunne benytte dette personellet i helsesektoren.

– Dersom det blir behov for å opprette en bemanningspool igjen, må vi ha et tettere samarbeid både med ansatte, ledere og tillitsvalgte. Vi må sørge for god informasjon og gode rutiner for at ansatte skal føle seg trygge, sier Hegna.

​​​​​​​